Beschlussbuch

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EduCamp-Begriff in anderen Veranstaltungen [Beschluss vom 20.12.2011]

Grundlage: Abstimmung vom 21. November bis 19. Dezember 2011 (Dokumentation zur Abstimmung)

Der Verein achtet auf die Verwendung des EduCamp-Begriff in anderen Veranstaltungen.

Wenn der Begriff in anderen Veranstaltungen verwendet werden soll, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Verwendung des Begriffs nur in Absprache mit dem Verein;
  • klar erkenntlich machen, dass es sich nicht um eines der beiden regulären EduCamps pro Jahr handelt (kein/e Überangebot/Konkurrenz schaffen, z.B. Formulierung „Veranstaltung im Stile“ oder „EduCamp meets…“);
  • EduCamp-Anteil sollte maximal unterstützenden bzw. ergänzenden Charakter zur eigentlichen Veranstaltung haben (Stichwort: Thementag, Pre-Conference, „meets“-Gedanke);
  • Organisation durch oder in enger Absprache mit Vereinsmitgliedern;
  • EduCamp selbst sollte aus der Zusammenarbeit profitieren (Verbreitung der Idee, Bekanntheit erhöhen)

Werden die Bedingungen nicht erfüllt, sollte ein anderer Name für die Veranstaltung angeregt werden (z.B. über offenen Brief oder Blogbeitrag).

Umgang mit Sponsoren [Beschluss vom 08.05.2012]

Grundlage: Mitgliederversammlung vom 08.05.2012 (siehe Protokoll),
geändert entsprechend der Mitgliederversammlung vom 13.04.2013

Grundsätzlich sind alle Sponsoren möglich, solange sie nicht gegen den Vereinszweck (siehe Satzung) handeln und diese akzeptieren.

Die endgültige Entscheidung liegt – in Form eines Vetorechts – beim Vorstand.

Bedingungen der Kooperation: Keine inhaltliche Einflussnahme. Kooperationsvereinbarungen müssen anschließend für Community-Mitglieder einsehbar sein (Tranzparenz!).

Die innerhalb von Sponsorenpaketen fomulierten Benefits für Sponsoren orientieren sich an denen von bisherigen EduCamps, z.B. diese: #echb11 oder #ecbi11

Die erhöhte Transparenz konnte über den eigens eingerichteten Bereich für Kooperationsvereinbarungen realisiert werden.

Mitgliedsbeiträge [Beschluss vom 11.04.2015]

Grundlage: Mitgliederversammlung vom 11.04.2015 (siehe Protokoll)

Die Mitgliederversammlung beschließt, dass Mitglieder ab sofort eingeladen werden, einen freiwilligen Mitgliedsbeitrag zu zahlen. Hintergrund sind die seit 2015 entstehenden laufenden Kosten des Vereins.

Entscheidungsverfahren Veranstaltungsort [Beschluss vom 09.10.2020]

Grundlage: Mitgliederversammlung vom 09.10.2020 (siehe Protokoll). Dieser Beschluss ersetzt das bisherige Verfahren zur Standortauswahl (beschlossen am 18.03.2012). 

Den aktuellen Planungsstand und eine kürzere Beschreibung zum Bewerbungsprozess findet Ihr auf dieser Seite.

Grundsätzlich soll die Einreichung einer Bewerbung permanent möglich sein. Dazu ist es nötig, dass allen Beteiligten klar ist, welche Termine noch zur Bewerbung frei sind.

Terminstatus der EduCamp-Veranstaltungen

Ein Termin für ein EduCamp kann einen von 3 Zuständen innehaben:

 

Auf die Webseite wird eine Übersicht aller Termine für die nächsten Jahre gestellt. Die aktuelle Liste würde bspw. so aussehen:

Phase 0: Interessenbekundung (jederzeit möglich)

Standorte, die Interesse daran haben, ein EduCamp auszurichten, nehmen idealerweise Kontakt mit dem Vorstand auf (formlos), um ggf. offene Fragen zu Voraussetzungen und Bewerbungsverfahren zu klären.

  • Im Regelfall bewerben sich Standorte auf einen Termin, der den Status “Frei zur Bewerbung” hat.
  • Bedingung für die Ausrichtung ist, dass man bereits an einem EduCamp teilgenommen hat.
  • Die Standorte fertigen eine Bewerbung an und reichen diese beim Vorstand ein.
  • Der Vorstand prüft die Bewerbung und fordert ggf. weitere Informationen an. Sollten triftige Gründe gegen die Bewerbung sprechen, kann der Vorstand die Bewerbung ablehnen und kommuniziert diese Entscheidung den Vereinsmitgliedern (bspw. die Bewerber:innen gehören einer Vereinigung an, deren Ausrichtung deutlich den Zielen der EduCamps widersprechen).
  • Die Bewerbung wird anschließend auf der Webseite des Vereins veröffentlicht. Dabei wird darauf geachtet, dass möglichst nur ein Abstimmungsverfahren zur gleichen Zeit läuft.

 

Jedes EduCamp darf und soll anders sein. Die nachfolgenden Punkte sollen als grober Rahmen helfen:

  • Empfohlene potentielle Größe: zwischen 80 und 200 Teilnehmenden
  • Räumlichkeiten: bitte auch auf barrierefreien Zugang achten (ebenerdig/Fahrstühle)
  • Kinderfreundlichkeit: generell, spezielle Angebote für Kinder und Jugendliche etc.
  • Catering: vegane Optionen vorsehen
  • rechtzeitig an Sponsorenakquise denken

 

Für die Bewerbung gibt es keine Vorlagen oder Formulare, sie soll aber so formuliert sein, dass sie auf dem Blog veröffentlicht werden kann. Es muss ausdrücklich kein großer Aufwand für die Bewerbung betrieben werden.

Folgende Informationen werden unbedingt benötigt:

  • Wer gehört zum Orga-Team (mind. 2 Personen)?
  • Wo findet das EduCamp statt?
  • An welches Terminfenster wurde gedacht (hier sind Vorschläge ausreichend)?
  • Wie erfolgt die Finanzierung? Hier reicht vorerst ein Grobkonzept mit
    • einer Aufstellung der zu erwartenden Kosten und
    • mindestens ersten Plänen zur Finanzierung

Darüber hinaus wird empfohlen, folgende Fragen in der Bewerbung zu beantworten, die potentielle Teilnehmende ganz sicher haben werden:

  • Eine kurze Profilbeschreibung: Warum sollen sich die EduCamper auf diesen Standort freuen?
  • Ist der Veranstaltungsort gut mit Öffis zu erreichen? (Falls nicht, lassen sich wie zu vorherigen Veranstaltungen ggf. Abholungen oder Mitfahrgelegenheiten organisieren.)
  • Übernachtungsmöglichkeiten werden i.d.R. von den Teilnehmenden selbst organisiert, aber gibt es denn welche in der Umgebung und vielleicht könnt Ihr Unterkünfte empfehlen?

 

Phase 1: Mögliche Meldung von weiteren Standorten

In einem ersten Zeitraum nach der Kommunikation der Bewerbung haben andere Standorte die Gelegenheit, ebenfalls ihr Interesse für den genannten Zeitpunkt anzumelden.

  • Sollte ein weiterer Standort Interesse an dem zur Bewerbung benannten Zeitpunkt haben, meldet er dieses Interesse schnellstmöglich und zunächst informell beim Vorstand an.
  • Der Vorstand kann zwischen den Standorten wenn möglich vermitteln (bspw. wenn die erste Bewerbung ohnehin auch alternative Zeitpunkte in Erwägung gezogen hatte). Beim Festhalten beider Standorte am selben Termin fordert der Vorstand zu einer formellen Bewerbung der Mitbewerber:innen unter Nennung einer Frist auf. Die Frist soll dabei mindestens 4 Wochen umfassen.
  • Alle Vereinsmitglieder haben die Möglichkeit, dem Vorstand Gründe gegen eine Bewerbung vorzutragen. Der Vorstand entscheidet daraufhin über die Ablehnung der Bewerbung und kommuniziert die Entscheidung allen Vereinsmitgliedern. Zusätzlich hat er die Möglichkeit, die vorgetragenen Gründe mit den anderen Vereinsmitgliedern zu diskutieren und/oder vereinsinterne Abstimmungen durchzuführen.

 

Phase 2: Abstimmung

Nach Ablauf der Phase 1, ggf. verlängert um die Frist zur Einreichung weiterer Bewerbungen, wird der Standort für einen Termin zur Abstimmung gegeben.

  • Die Abstimmung erfolgt online auf der Webseite.
  • Es dürfen alle abstimmen, die einen Account auf der Webseite haben.
  • Der Standort wird durch die Mitgliederversammlung (ggf. außerordentlich) beschlossen.

 

Phase 3: Kommunikation der Entscheidung

Aus der Abstimmung ist ein Standort für einen Termin hervorgegangen.

  • Der Standort, an dem das EduCamp zum betreffenden Termin stattfinden wird, wird auf der Webseite kommuniziert.
  • Wurde die Wahl zwischen mehreren Standorten getroffen, erhalten die nicht gewählten Standorte die Möglichkeit, ihre Bewerbung für einen anderen Termin aufrecht zu erhalten. In diesem Fall wird nach einer Bestätigung mit Phase 1 des Verfahrens für den neuen Termin begonnen.

 

Phase 4: Zeitraum bis zum Termin des EduCamps

Da der Zeitraum von der Entscheidung bis zum Stattfinden des EduCamps perspektivisch länger ist als bisher, werden Maßnahmen zur Sicherstellung des Termins getroffen.

  • Der Vorstand erbittet im Vorfeld jeder Mitgliederversammlung die Bestätigung der bisher gewählten zukünftigen Standorte, dass das EduCamp zum genannten Zeitpunkt realisiert werden kann. So sollen frühzeitig Probleme erkannt und ggf. Alternativen gefunden werden können (bspw. die Person, die die Bewerbung vorangetrieben hat, ist nicht mehr am Standort tätig).
  • Sobald die Finanzierung für einen gewählten Standort gesichert ist, wird dies dem Vorstand mitgeteilt, damit der Status des EduCamps in der Übersicht aktualisiert werden kann.
  • Die nötigen vertraglichen Vereinbarungen zwischen Verein und Standort werden geschlossen.

 

Phase X: Ausschreibung eines zeitnahen Termins

Sollte einer der nächsten beiden Termine noch keinen Standort gefunden haben, werden Bewerbungen aktiv motiviert.

  • Der Vorstand ruft auf der Webseite zur Bewerbung um einen Termin auf.

Aufgehobene Beschlüsse

Entscheidungsverfahren Veranstaltungsort [Beschluss vom 18.03.2012]

Grundlage: Mitgliederversammlung am 18.03.2012 (siehe Protokoll)
Aufgehoben in der Mitgliederversammlung am 09.10.2020 (siehe Protokoll)

Interessenten für Ausrichtung eines EduCamp bewerben sich beim Verein (s. Fristen): educamps.de@gmail.com

Voraussetzung: Interessenten haben bereits ein EduCamp oder zumindest ein BarCamp besucht

Kurz vor oder während des aktuellen EduCamp findet unter den EduCamp-Mitgliedern (über die Mixxt-Community) eine Abstimmung über den nächsten Veranstaltungort statt.

Hinweis: Interessenten sollten hierfür vorab einen Konzeptvorschlag einreichen, damit sich nicht nur „eine Stadt bewirbt“.

Die Mitgliederversammlung (MV) entscheidet am Samstag/Sonntag des aktuellen EduCamp final über den Veranstaltungsort und übergibt den „Staffelstab“ an die anwesenden Ausrichter des folgenden EduCamp.

Anmerkungen: Sollten an dieser Stelle Bedenken bzgl. der Ernsthaftigkeit der Bewerbung oder Durchführung des EduCamp im Sinne des Vereins vorgetragen werden, haben die Bewerber vier Wochen Zeit, um diese Bedenken glaubhaft vor dem Vorstand auszuräumen. Können diese nicht ausgeräumt werden, findet eine erneute Wahl statt.

Bewerbungsfristen für EduCamps

  • Frühjahrs-EduCamp
    Bewerbungsfrist bis spätestens drei Monate nach aktuellem Frühjahrs-EduCamp (Ende Juni)
    Abstimmung über Ausrichtung innerhalb der EduCamp-Community (Ende August)
    August: Gewinner steht fest und finale Entscheidung spätestens in MV auf dem Herbst-EduCamp
  • Herbst-EduCamp
    Bewerbungsfrist bis spätestens drei Monate nach aktuellem Herbst-EduCamp (Ende Dezember)
    Abstimmung über Ausrichtung innerhalb der EduCamp-Community (Ende Februar)
    März: Gewinner steht fest und finale Entscheidung spätestens in MV auf dem Frühjahrs-EduCamp

 

Ergänzung laut Beschluss vom 12.5.2015 (siehe Protokoll):

Ein EduCamp pro Jahr (voraussichtlich im Frühjahr) findet nach dem bisherigen Modus statt: Regionale Teams können sich für die Austragung bewerben.

Das zweite EduCamp pro Jahr (voraussichtlich im Spätsommer / Herbst) findet an einem festen Ort statt, nach Möglichkeit auch zu einem festen Termin. Für dieses feste EduCamp gibt es im besten Fall eine kontinuierliche Förderung.