Entscheidungsverfahren Veranstaltungsort

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    Anja Lorenz
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    Beschluss vom 09.10.2020

    (Protokoll|Folien)

    Dieser Beschluss ersetzt das bisherige Verfahren zur Standortauswahl (beschlossen am 18.03.2012). Den aktuellen Planungsstand und eine kürzere Beschreibung zum Bewerbungsprozess findet Ihr auf dieser Seite.


    Grundsätzlich soll die Einreichung einer Bewerbung permanent möglich sein. Dazu ist es nötig, dass allen Beteiligten klar ist, welche Termine noch zur Bewerbung frei sind.

    Terminstatus der EduCamp-Veranstaltungen

    Ein Termin für ein EduCamp kann einen von 3 Zuständen innehaben

    Status der naechsten Camps

    Auf die Webseite wird eine Übersicht aller Termine für die nächsten Jahre gestellt. Die aktuelle Liste würde bspw. so aussehen:

    Reihe der Camps

    Phase 0: Interessenbekundung (jederzeit möglich)

    Standorte, die Interesse daran haben, ein EduCamp auszurichten, nehmen idealerweise Kontakt mit dem Vorstand auf (formlos), um ggf. offene Fragen zu Voraussetzungen und Bewerbungsverfahren zu klären.

    • Im Regelfall bewerben sich Standorte auf einen Termin, der den Status “Frei zur Bewerbung” hat.
    • Bedingung für die Ausrichtung ist, dass man bereits an einem EduCamp teilgenommen hat.
    • Die Standorte fertigen eine Bewerbung an und reichen diese beim Vorstand ein.
    • Der Vorstand prüft die Bewerbung und fordert ggf. weitere Informationen an. Sollten triftige Gründe gegen die Bewerbung sprechen, kann der Vorstand die Bewerbung ablehnen und kommuniziert diese Entscheidung den Vereinsmitgliedern (bspw. die Bewerber:innen gehören einer Vereinigung an, deren Ausrichtung deutlich den Zielen der EduCamps widersprechen).
    • Die Bewerbung wird anschließend auf der Webseite des Vereins veröffentlicht. Dabei wird darauf geachtet, dass möglichst nur ein Abstimmungsverfahren zur gleichen Zeit läuft.

    Jedes EduCamp darf und soll anders sein. Die nachfolgenden Punkte sollen als grober Rahmen helfen:

    • Empfohlene potentielle Größe: zwischen 80 und 200 Teilnehmenden
    • Räumlichkeiten: bitte auch auf barrierefreien Zugang achten (ebenerdig/Fahrstühle)
    • Kinderfreundlichkeit: generell, spezielle Angebote für Kinder und Jugendliche etc.
    • Catering: vegane Optionen vorsehen
    • rechtzeitig an Sponsorenakquise denken

    Für die Bewerbung gibt es keine Vorlagen oder Formulare, sie soll aber so formuliert sein, dass sie auf dem Blog veröffentlicht werden kann. Es muss ausdrücklich kein großer Aufwand für die Bewerbung betrieben werden.

    Folgende Informationen werden unbedingt benötigt:

    • Wer gehört zum Orga-Team (mind. 2 Personen)?
    • Wo findet das EduCamp statt?
    • An welches Terminfenster wurde gedacht (hier sind Vorschläge ausreichend)?
    • Wie erfolgt die Finanzierung? Hier reicht vorerst ein Grobkonzept mit
      • einer Aufstellung der zu erwartenden Kosten und
      • mindestens ersten Plänen zur Finanzierung

    Darüber hinaus wird empfohlen, folgende Fragen in der Bewerbung zu beantworten, die potentielle Teilnehmende ganz sicher haben werden:

    • Eine kurze Profilbeschreibung: Warum sollen sich die EduCamper auf diesen Standort freuen?
    • Ist der Veranstaltungsort gut mit Öffis zu erreichen? (Falls nicht, lassen sich wie zu vorherigen Veranstaltungen ggf. Abholungen oder Mitfahrgelegenheiten organisieren.)
    • Übernachtungsmöglichkeiten werden i.d.R. von den Teilnehmenden selbst organisiert, aber gibt es denn welche in der Umgebung und vielleicht könnt Ihr Unterkünfte empfehlen?

    Phase 1: Mögliche Meldung von weiteren Standorten

    In einem ersten Zeitraum nach der Kommunikation der Bewerbung haben andere Standorte die Gelegenheit, ebenfalls ihr Interesse für den genannten Zeitpunkt anzumelden.

    • Sollte ein weiterer Standort Interesse an dem zur Bewerbung benannten Zeitpunkt haben, meldet er dieses Interesse schnellstmöglich und zunächst informell beim Vorstand an.
    • Der Vorstand kann zwischen den Standorten wenn möglich vermitteln (bspw. wenn die erste Bewerbung ohnehin auch alternative Zeitpunkte in Erwägung gezogen hatte). Beim Festhalten beider Standorte am selben Termin fordert der Vorstand zu einer formellen Bewerbung der Mitbewerber:innen unter Nennung einer Frist auf. Die Frist soll dabei mindestens 4 Wochen umfassen.
    • Alle Vereinsmitglieder haben die Möglichkeit, dem Vorstand Gründe gegen eine Bewerbung vorzutragen. Der Vorstand entscheidet daraufhin über die Ablehnung der Bewerbung und kommuniziert die Entscheidung allen Vereinsmitgliedern. Zusätzlich hat er die Möglichkeit, die vorgetragenen Gründe mit den anderen Vereinsmitgliedern zu diskutieren und/oder vereinsinterne Abstimmungen durchzuführen.

    Phase 2: Abstimmung

    Nach Ablauf der Phase 1, ggf. verlängert um die Frist zur Einreichung weiterer Bewerbungen, wird der Standort für einen Termin zur Abstimmung gegeben.

    • Die Abstimmung erfolgt online auf der Webseite.
    • Es dürfen alle abstimmen, die einen Account auf der Webseite haben.
    • Der Standort wird durch die Mitgliederversammlung (ggf. außerordentlich) beschlossen.

    Phase 3: Kommunikation der Entscheidung

    Aus der Abstimmung ist ein Standort für einen Termin hervorgegangen.

    • Der Standort, an dem das EduCamp zum betreffenden Termin stattfinden wird, wird auf der Webseite kommuniziert.
    • Wurde die Wahl zwischen mehreren Standorten getroffen, erhalten die nicht gewählten Standorte die Möglichkeit, ihre Bewerbung für einen anderen Termin aufrecht zu erhalten. In diesem Fall wird nach einer Bestätigung mit Phase 1 des Verfahrens für den neuen Termin begonnen.

    Phase 4: Zeitraum bis zum Termin des EduCamps

    Da der Zeitraum von der Entscheidung bis zum Stattfinden des EduCamps perspektivisch länger ist als bisher, werden Maßnahmen zur Sicherstellung des Termins getroffen.

    • Der Vorstand erbittet im Vorfeld jeder Mitgliederversammlung die Bestätigung der bisher gewählten zukünftigen Standorte, dass das EduCamp zum genannten Zeitpunkt realisiert werden kann. So sollen frühzeitig Probleme erkannt und ggf. Alternativen gefunden werden können (bspw. die Person, die die Bewerbung vorangetrieben hat, ist nicht mehr am Standort tätig).
    • Sobald die Finanzierung für einen gewählten Standort gesichert ist, wird dies dem Vorstand mitgeteilt, damit der Status des EduCamps in der Übersicht aktualisiert werden kann.
    • Die nötigen vertraglichen Vereinbarungen zwischen Verein und Standort werden geschlossen.

    Phase X: Ausschreibung eines zeitnahen Termins

    Sollte einer der nächsten beiden Termine noch keinen Standort gefunden haben, werden Bewerbungen aktiv motiviert.

    • Der Vorstand ruft auf der Webseite zur Bewerbung um einen Termin auf.
    • Dieses Thema wurde geändert vor 2 Wochen, 2 Tage von Anja Lorenz.
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